„UAB ist nicht nur benutzerfreundlich und effizient, sondern wirkt auch verbindend“

Bei AmSpec wurde früher am laufenden Band zwischen Schiffen, Agenten und Terminals telefoniert. Durch diese zahlreichen Kontaktmomente konnte es auch schon mal zu Missverständnissen kommen. Seitdem alle Informationen in UAB-Online erfasst sind, verlaufen die Prozesse wie am Schnürchen. Freek Spann, Head of Survey Department bei AmSpec: „UAB wirkt als verbindender Faktor zwischen allen Beteiligten, dadurch können wir viel effizienter zusammenarbeiten.“

Kontrolle von Flüssiggut-Ladungen

Wollen Sie die Spezifikationen und Ladungsmengen von Flüssiggütern, etwa auf Schiffen, kontrollieren lassen? Dann sind Sie bei AmSpec genau an der richtigen Adresse. Vor sieben Jahren wagte dieses Unternehmen, das sich auf die Kontrolle von Quantität und Qualität von Flüssiggut-Ladungen spezialisiert hat, den Sprung von Amerika nach Europa. Die erste Niederlassung war das Rotterdam Technical Center (RTC) in Rozenburg. Inzwischen wächst das Unternehmen unaufhaltsam, mit Niederlassungen in vielen europäischen Ländern und neuen Standorten in Afrika, Nahost, Asien und Australien.

„Unsere Surveyors führen Mengenmessungen und Probenahmen von Flüssigkeiten an Bord von u.a. Schiffen und Zügen oder in Landtanks durch“, wie Freek erläutert. „Anschließend werden diese in unserem Labor analysiert. Werden alle vom Kunden angegebenen Spezifikationen erfüllt? Dann überwachen wir die Be- oder Entladung. So sorgen wir mit AmSpec dafür, dass Flüssiggut-Ladungen sicherheitsgerecht gelöscht oder geladen werden. 

Telefone standen nie still

Obwohl Freek schon jahrelang mit UAB-online arbeitet, kann er sich noch genau daran erinnern, wie alles früher ging. „Ständig waren wir am Telefonieren mit Schiffen, Agenten und Terminals.“ So regelten wir vor allem die Planung, Anmeldezeit und alle weiteren Absprachen, die bei der Ankunft eines Schiffs erforderlich sind. Das kostete nicht nur unglaublich viel Zeit, sondern da konnte auch schon mal was schiefgehen in der Kommunikation -  die Folge waren Missverständnisse oder Meinungsverschiedenheiten. Und weil alles mündlich ablief, war nichts auf Papier festgelegt. Da ließ sich nachher wirklich schwer feststellen, wer nun eigentlich Recht hatte.“

Jetzt alles schwarz auf weiß festgelegt

Darum war das Aufatmen groß, als UAB-online implementiert wurde. Seitdem sind alle wichtigen Informationen schwarz auf weiß festgelegt. „Jetzt ist für alle sofort ersichtlich, wenn ein Schiff sich angemeldet hat, das steht ja auf der Plattform. Außerdem kann man immer alles noch einmal nachlesen und später Informationen hinzufügen. Besonders intensiv nutzen wir die E-Mail-Benachrichtigungen. Damit erhalten wir bei einer (Vor-)Anmeldung oder bei anderen Fortschritten jedes Mal eine Nachricht. Eine riesige Verbesserung, die uns viele Anrufe erspart“, erklärt Freek begeistert.

“UAB connects everyone involved, which means working together is more efficient.”

Freek Spann, Survey Department Head, AmSpec Group

Benutzerfreundlich und effizient

Aber das sind noch nicht mal alle Gründe, warum er so zufrieden mit UAB-Online ist. „Wir fahren die Plattform standardmäßig jeden Tag hoch. Wir kontrollieren Ankunftszeiten und laden wichtige Dokumente herunter. Da gibt es nie Beschwerden, weil alle Bedienungshandlungen ganz logisch sind. Die Plattform ist wirklich benutzerfreundlich, dadurch funktioniert alles super“, erklärt Freek. „Außerdem stehen viele Informationen schon im System, die sonst noch ausgefüllt werden müssten, wie die Ladehafen-Papiere, vorige Ladungen und das Bill of Lading. Das ist erheblich effizienter, weil man nicht mehr danach zu fragen braucht.“

In der Coronazeit zeigte sich übrigens ein neuer Vorteil des UAB-Systems. „Gerade in dieser Zeit haben wir den großen Mehrwert der Digitalisierung aller Papiere erkannt. Wir brauchen nämlich immer wieder die Unterschriften von mehreren Beteiligten. Mit UAB-Online können diese Unterschriften mit Hilfe des Systems, also ohne physischen Kontakt, geleistet werden. So hat sich die Plattform zur digitalen Datenbank entwickelt.“

Einbringen von Verbesserungen über Arbeitsausschuss

Anfänglich arbeitete Freek als einziger mit UAB-Online, aber in den letzten 3 Jahren hat sich die Zusammenarbeit erheblich intensiviert. Freek: „Über ein anderes Unternehmen kam ich mit Bas und später dann auch mit Hans in Kontakt. Sie redeten mit mir über ihre Ideen zur Verbesserung der Plattform und fragten mich, ob ich auch daran mithelfen wollte. Weil ich so begeistert war und immer noch bin, war ich da sofort dabei. Seitdem bringe ich in einem Arbeitsausschuss meine Meinung und Verbesserungsvorschläge gemeinsam mit Terminals und anderen Surveyors ein.

Aus diesen Gesprächen entstehen konkrete Verbesserungsvorhaben, die UAB auch wirklich umsetzt. „Beispielsweise wird die Software demnächst um ein Surveyor-Modul erweitert. Dadurch können wir die Planung optimieren, was eine Verkürzung der Wartezeiten und schnellere Durchlaufzeiten ermöglicht. Mit dieser Zusammenarbeit bin ich sehr zufrieden. UAB hört mir immer genau zu und fängt danach mit dem, was ich vorgeschlagen habe, auch wirklich etwas an“, meint Freek lachend.

Entwicklung einer App und Einbindung der Planung

Aber ganz leer ist der Wunschzettel natürlich nie. Freek: „In den letzten Jahren wurde UAB-Online ständig ausgebaut und weiterentwickelt, das gefällt mir sehr gut. Für die Zukunft wünsche ich mir noch eine App, also eine Mini-Version der Plattform, die problemlos auf Smartphones läuft. Auch hinsichtlich der Planung sieht er noch Verbesserungsmöglichkeiten. „Im Moment haben wir eine eigene Planungsplattform, in die wir die UAB-Daten von Hand einpflegen müssen. Es wäre superpraktisch, wenn das auch eingebunden werden könnte, dann hätte man immer die aktuellen Daten. Zusammen mit UAB arbeite ich an den Vorbereitungen, damit dies in Zukunft automatisiert werden kann.“

Verbindender Faktor

Unter dem Strich ist Freek wirklich sehr zufrieden mit UAB-Online. „Einerseits ist das Programm einzigartig, das steht wirklich wie ein Haus.  Es bildet den verbindenden Faktor zwischen Schiffsführern, Terminals, Surveyors, Agenten und Lieferanten. Dabei haben alle Zugriff auf dieselben Informationen aus derselben Datenbank - und so haben auch alle dasselbe Bild vom Fortschritt. Darum funktioniert das für alle so gut.“

„Und andererseits weiß ich die Zusammenarbeit mit UAB besonders zu schätzen. Sie suchen die Verbindung zu den Anwendern und fragen alle ihre Kunden aktiv nach Verbesserungsanregungen, von den Surveyors bis hin zu den Terminals. Ihre ganz besondere Stärke sehe ich darin, dass sie immer ein offenes Ohr für Gespräche über eine weitere Verbesserung der Plattform haben. Und da bin ich natürlich sofort dabei!“