“UAB-Online is gebruiksvriendelijk, efficiënt en verbindend”

Bij AmSpec gingen voorheen vele belletjes over en weer tussen schepen, agenten en terminals. Door al die contactmomenten ontstonden er weleens misverstanden. Sinds alle informatie in UAB-Online staat, lopen de processen veel soepeler. Freek Spann, head of survey department bij AmSpec: “UAB is de verbindende factor tussen alle betrokken partijen, waardoor we efficiënter met elkaar werken.”

Natte bulk ladingen controleren

Wil je de specificaties en hoeveelheden van vloeibare lading op bijvoorbeeld schepen laten controleren? Dan ben je bij AmSpec op de goede plek. Dit inspectiebedrijf voor kwantiteits- en kwaliteitscontroles van vloeibare ladingen kwam 7 jaar geleden vanuit Amerika naar Europa. Hun eerste vestiging was het Rotterdam Technical Center (RTC) in Rozenburg. Inmiddels is de groei niet meer te stoppen met vestigingen in allerlei Europese landen en uitbreidingen in Afrika, het Midden-Oosten, Azië en Australië.

“Onze surveyors meten hoeveelheden en monsteren vloeistoffen aan boord van onder andere schepen, treinen en landtanks”, legt Freek uit. “Vervolgens analyseren we deze in ons laboratorium. Voldoen ze aan de aangegeven specificaties van de klant? Dan begeleiden we de lossing of belading. Zo zorgen we met AmSpec dat vloeibare ladingen veilig gelost of geladen worden.” 

Bellen, bellen, bellen

Hoewel Freek al jaren met UAB-Online werkt, weet hij nog goed hoe het voor die tijd ging. “We belden heel veel met schepen, agenten en terminals. Die belletjes gingen vooral over de planning, aanmeldtijd en hoe alles verder geregeld was rondom de aankomst van een schip. Dit kostte niet alleen veel tijd, maar zorgde soms ook voor misverstanden. In zo’n geval begreep je elkaar verkeerd of was er een meningsverschil. Doordat het mondelinge afspraken waren, was het altijd van horen zeggen. Je kon dus moeilijk vaststellen wie gelijk had.”

Voortaan alles zwart op wit

Het was dan ook een verademing toen UAB-Online werd geïmplementeerd en belangrijke informatie voortaan zwart op wit stond. “Nu is voor iedereen duidelijk wanneer een schip zich gemeld heeft, omdat het gewoon op het platform staat. Ook kan je alles altijd teruglezen en op een later moment informatie toevoegen. We maken volop gebruik van de e-mailnotificaties, waarbij we telkens een bericht ontvangen bij een (voor)melding of andere vordering. Dat is echt een verbetering en scheelt veel belletjes”, vertelt Freek enthousiast.

“UAB connects everyone involved, which means working together is more efficient.”

Freek Spann, Survey Department Head, AmSpec Group

Gebruiksvriendelijk en efficiënt

En dat is niet het enige wat hem positief maakt over UAB-Online. “We starten het platform standaard elke dag op. We checken aankomsttijden en halen er belangrijke documenten uit. Niemand klaagt erover, want het wijst zich allemaal vanzelf. Het is heel gebruiksvriendelijk en werkt daardoor supergoed”, legt Freek uit. “Verder is er van tevoren al informatie beschikbaar die normaal nog ingevuld moet worden, zoals de laadhavendocumenten, voorgaande ladingen en Bill of Lading. Dat is een stuk efficiënter, want je hoeft er niet meer naar te vragen.”

Daarnaast bracht de coronaperiode een nieuw voordeel van UAB met zich mee. “In die tijd beseften we hoeveel meerwaarde het had om al ons papierwerk te digitaliseren. We hebben namelijk telkens handtekeningen van meerdere partijen nodig. Met UAB kan het tekenen vanuit het systeem, zonder fysiek contact. Zo is het platform een digitale database geworden.”

Verbeteringen voorstellen via werkgroep

Waar Freek eerst alleen gebruikmaakte van UAB-Online, werd de samenwerking 3 jaar geleden een stuk intensiever. Freek: “Via een ander bedrijf kwam ik in contact met Bas en later ook Hans. Ze vertelden dat ze het platform wilden verbeteren en vroegen of ik hierover mee wilde praten. Omdat ik er zo enthousiast over was en ben, zei ik volmondig ja. Sindsdien geef ik verbetersuggesties en mijn mening in een werkgroep, samen met terminals en andere surveyors.”

Uit deze gesprekken komen concrete verbeteringen die UAB ook echt doorvoert. “Zo komt er binnenkort een surveyormodule bij. Hiermee optimaliseren we de planning, wat leidt tot minder wachttijd en een hogere omloopsnelheid van schepen. De samenwerking hierin vind ik heel prettig. UAB ontvangt mijn inbreng altijd goed en doet er vervolgens echt iets mee”, vertelt Freek met een lach.

App ontwikkelen en planning koppelen

Maar er blijft natuurlijk altijd iets te wensen over. Freek: “De afgelopen jaren is UAB-Online steeds verder uitgebreid en doorontwikkeld. Dat is heel fijn om te merken. In de toekomst zou ik nog graag een app zien. Een soort lightversie van het platform die goed draait op smartphones.” Ook op planningsgebied ziet hij nog ruimte voor verbetering. “We hebben nu een eigen planningsplatform waaraan we handmatig data van UAB toevoegen. Het zou handig zijn als we die aan elkaar kunnen koppelen, zodat je altijd actuele data hebt. Samen met UAB leg ik de basis om dit in de toekomst te automatiseren.”

Verbindende factor

Al met al is Freek erg tevreden over UAB-Online. “Aan de ene kant is het een uniek programma dat op zichzelf staat. Het is de verbindende factor tussen schippers, terminals, surveyors, agenten en leveranciers. Iedereen haalt dezelfde informatie uit dezelfde database, waardoor elke partij hetzelfde beeld heeft van de voortgang. Daarom werkt het zo goed voor iedereen.”

“Aan de andere kant vind ik de samenwerking met UAB heel bijzonder. Ze zoeken verbinding en vragen actief input voor verbetering aan al hun klanten, van surveyors tot terminals. Ze onderscheiden zich door altijd open te staan voor een gesprek om het platform beter te maken. En daar werk ik graag aan mee!”