Wie UAB-Online zum unverzichtbaren Partner der Binnen- und Seeschifffahrt wurde

Probleme bei der Anmeldung von Schiffen

Im Jahr 2008 gründeten Vertreter von Befrachtern und Terminals in der Binnenschifffahrt einen Arbeitsausschuss, weil sie zahlreiche Probleme bei der Anmeldung von Schiffen erkannt hatten. Bas erinnert sich: „Das eine Terminal verlangte von den Schiffen eine Anmeldungszeit von 8 Stunden im Voraus, bei einem anderen Terminal reichte 1 Stunde. Ein Terminal kommunizierte über Schiffsfunk, das andere über Telefon. Dadurch wussten die Schiffe nie mit Sicherheit, was welches Terminal von ihnen erwartete. Die späteren Gründer von UAB-Online hatten dies Problem erkannt und waren zu dem Schluss gekommen, dass hier ein klarer Verbesserungsbedarf bestand. Darum machten sie sich auf die Suche nach einem Verfahren zur Vereinheitlichung der Anmeldung.

Aber das war noch gar nicht alles: „Auch bei der Anmeldezeit ging es oft schief“, wie Hans ergänzt. „In der Regel gilt: das Terminal ruft das Schiff, das sich als erstes angemeldet hat, auch als erstes an den Liegeplatz. Somit spielt die Anmeldezeit wirtschaftlich eine sehr wichtige Rolle. Und diese Zeiten wurden von den Terminals nicht immer ordentlich aufgeschrieben, wodurch es beispielsweise beim Schichtwechsel regelmäßig zu Problemen kam. Und das hatte unangenehme Folgen.“ Beispielsweise standen Schiffe dann plötzlich wieder ganz hinten in der Wartereihe, wodurch ihnen viele Stunden an Überliegegeld entgingen. Für die Gründer war das die Motivation, die Anmeldezeit auf objektive Weise festzulegen. Daraus entstand 2010 die erste Pilot-Version von UAB-Online.

Gerechtere, effizientere und schnellere Anmeldung

Das war also das Ziel der Gründer: sie wollten ein Verfahren entwickeln, das eine einheitliche Anmeldung und eine objektive Anmeldezeit ermöglichte. Bas führt weiter aus: „Nach intensivem Brainstorming mit den Betroffenen aus der Branche und auch nach viel harter Arbeit war die Anmeldeplattform UAB-Online geboren. Die Abkürzung steht für „uniforme (einheitliche) Anmeldung für die Binnenschifffahrt über eine Online-Plattform“. Damit wurden sowohl die Anmeldung als auch die Anmeldezeit von Papier und unkoordinierten E-Mails auf eine klar strukturierte digitale Plattform verlagert.“

Das ermöglichte nicht nur ein einheitliches Anmeldeverfahren bei mehreren Terminals, sondern machte den ganzen Prozess auch viel gerechter und schneller. So wird die Anmeldezeit über UAB-Online unabhängig festgestellt. Dadurch ist sowohl für die Schiffe als auch für die Terminals deutlich, wie hoch das Überliegegeld und eventuelle Ansprüche auf sonstige Vergütungen sind.

Partnerschaft in der Cloud entstanden

Zwischenzeitlich hatten Bas, Hans und Marijn sich 2014 über IntertransIS (das maritime Cloud-Unternehmen von Bas) kennengelernt. „Dieses Unternehmen stellt Informationen über Logistik-Planungen von Schiffen in u.a. den Häfen Antwerpen, Rotterdam und Amsterdam bereit. In jener Zeit entwickelte Hans gemeinsam mit seinem Partner Marijn Woud Anwendungen mit seinem Softwareunternehmen. Dadurch kamen wir miteinander in Kontakt. Damals hat das Softwareunternehmen von Hans und Marijn für IntertransIS eine Kopplung für Hafenbetriebe gebaut“, erzählt Bas. 

Während Bas schon auf langjährige Erfahrungen in der maritimen Branche zurückgreifen konnte, ist bei Hans das Interesse für diesen Bereich genau zu diesem Zeitpunkt entstanden. Hans: „In meinem Software-Unternehmen war unsere Arbeit ein bisschen eintönig geworden. Darum suchte ich nach spannenderen Herausforderungen. Da begannen die abwechslungsreichen Aufträge von IntertransIS mir richtig Spaß zu machen. Und die Schifffahrt selbst fand ich auch wirklich faszinierend.“

Übernahme von UAB-Online

In einer folgenden Phase bot sich dann 2017 die Chance zur Übernahme von UAB-Online. „Meine Begeisterung für den maritimen Sektor war geweckt, darum wollte ich gern weiter in diesem Bereich integrieren. Und UAB-Online hatte attraktive große Auftraggeber. Bas und unser Geschäftspartner Marijn waren genauso begeistert wie ich, woraufhin wir UAB-Online 2018 teilweise und 2020 vollständig übernommen haben“, erklärt Hans.

Jede Menge ChancenMany opportunities

Die beiden Partner entschieden sich aufgrund unterschiedlicher Motive dafür, sich auf dieses Abenteuer einzulassen. Bas erinnert sich: „Ich hatte schon viel im maritimen Bereich gearbeitet, aber noch nicht in der Binnenschifffahrt. Darum sah ich hier nicht nur attraktive Chancen für unser Unternehmen, sondern auch eine spannende Herausforderung. Ich fand es sehr interessant, mich damit zu beschäftigen, wie alles in der Binnenschifffahrt funktioniert.“

Auch Hans hatte jede Menge Chancen erkannt. „Ich sah auf diesem Markt noch einen klaren Verbesserungsbedarf. Und wegen der Standardisierung und Digitalisierung war ich auch wirklich begeistert von der Plattform. Darum fühlte ich mich wirklich dazu berufen, alle Verbesserungen des Markts auch in UAB-Online einfließen zu lassen.”

Ab jetzt Anmeldung und Abfertigung zugleich

Nach der Übernahme krempelten Hans, Bas und Marijn sofort die Ärmel hoch. „In Kundengesprächen hatten wir gehört, dass die Kunden einen großen Wunsch hatten: die Umstellung der gesetzlichen Checklisten auf ein digitales Verfahren. Diese füllten sie nämlich immer noch mit Formulardurchschlägen auf Papier aus - das war wirklich unglaublich unpraktisch. Dasselbe galt für den Austausch von Dokumenten, der über unkoordinierte Mails außerhalb der UAB-Online-Umgebung verlief. Darum haben wir die Checklisten in unsere Plattform aufgenommen und ein Modul für den Austausch von Dokumenten entwickelt. Auf diese Weise haben wir UAB-Online von einer reinen Anmeldeplattform zur echten Kommunikationsplattform erweitert”, führt Hans aus.

Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit für die Schiffsführer

Außer den Gesprächen mit Terminals unterhielten sie sich aber auch ausführlich mit Schiffsführern. Bas erinnert sich: „Auch wenn die Schiffsführer UAB-Online nicht selbst bezahlen, so sind sie doch die Praxisanwender. Sie haben uns die Schwachstellen der Formulare erklärt - die waren wirklich nicht immer optimal. Beim kleinsten Versehen mussten sie alles noch einmal eingeben. Darum haben wir dafür gesorgt, dass sie nur die falsch eingegebenen Felder neu ausfüllen müssen und dass das System den Rest automatisch kopiert. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern ist auch erheblich benutzerfreundlicher.”

Übrigens hatte dies noch eine angenehme Folge. „Gerade wegen solcher Anpassungen wurden die Schiffsführer immer positiver über UAB-Online. Durch ihre Begeisterung treten sie gewissermaßen als unsere „Botschafter“ auf und empfehlen sie uns bei anderen Terminals. So bekamen wir attraktive neue Kunden dazu.“

Erweiterung auf die Seeschifffahrt

Unter Leitung von Hans, Bas und Marijn wurde nicht nur auf mehr Terminals erweitert, sondern kam auch die Seeschifffahrt dazu. „Dafür waren wir auf die Mitwirkung der Schiffsagenten angewiesen. Sie bilden nämlich eine dritte Partei, die in einem lokalen Hafen alles für Seeschiffe regeln“, erklärt Hans. „2020 traten neue gesetzliche Bestimmungen in Kraft, darum wollten sie UAB-Online testen. Damals wurde nämlich die Verpflichtung eingeführt, schon im Vorfeld verschiedene Dokumente zwischen den Schiffen und den Terminals auszutauschen. Darum befürchteten die Schiffsagenten einen enormen zusätzlichen Zeitaufwand für Verwaltung und Weiterleitung von E-Mails.“

Begeisterung unter den Schiffsagenten

Nach einem Pilotversuch waren die Schiffsagenten so positiv, dass sie alle mit UAB-Online arbeiten wollten. Hans: „Was sie wirklich praktisch finden: dass sie damit eine Standard-Arbeitsweise für alles gleichzeitig haben. Außerdem sparen sie damit viel Zeit.“ Und auch hier wurden begeisterte Anwender zu „Botschaftern“. „Während sie früher noch nicht an die Arbeit mit einer Plattform gewöhnt waren, fordern sie jetzt ganz aktiv andere Terminals dazu auf, auch auf UAB-Online umzusteigen. Für uns wirklich ein tolles Erlebnis.“

Zur Institution geworden

Alle diese Schritte und Entwicklungen haben dazu geführt, dass UAB-Online aus der Betriebsführung für flüssige Massengüter in der Binnen- und Seeschifffahrt gar nicht mehr wegzudenken ist. „Da sieht man uns jetzt wirklich als sehr wichtigen Partner“, meint Bas. „Beispielsweise hat ein Professor für Trade & Logistics der Erasmus-Universität Rotterdam uns in seinem Gutachten für den Spitzen-Sektor Logistik empfohlen. Außerdem wurden wir von namhaften Unternehmen wie z.B. Covestro zu Präsentationen eingeladen, werden wir von großen Playern gebeten, uns an Arbeitsausschüssen zu beteiligen und bezeichnen die Auftraggeber unserer Kunden uns als Branchen-Standard. Eigentlich sind wir damit zu einer Institution in unserer Branche geworden.“

Optimierung und Verbesserung der Nachhaltigkeit

Trotzdem haben die Partner für die Zukunft noch so manche Träume. Bas meint dazu: „Wir wollen die Branche weiter optimieren und nachhaltiger machen. Schon jetzt konnte die Wartezeit für Schiffe bei Terminals dank UAB-Online um 60 - 90 Minuten verkürzt werden, was erheblich zur Verringerung der Emissionen beiträgt. Solche Logistik-Prozesse wollen wir noch nachhaltiger machen.“ Völlig fertig wird die Plattform wohl eigentlich nie sein. „Immer wieder gib es neue Informationen, kommen neue Gesetze und Entwicklungen. Darum sehen wir UAB-Online als dynamisches Produkt, das wir fortlaufend verbessern und auf die Bedürfnisse am Markt abstimmen werden“, schließt Hans.