Sjouke de Bruin, Shiftleader bei Liquin

„In UAB sehen wir alles auf einen Blick, dadurch sparen wir viel Zeit”

Früher verlief die Anmeldung der Schiffe bei Liquin eher unstrukturiert. Die Folge: Informationsdefizite und mangelnder Überblick. Dasselbe galt für Formulare und Checklisten, die früher auf Papier in dicken Ordnern landeten. Seit 2014, also seitdem Anmeldung, Ausfüllen und Speicherung in UAB-Online erfolgen, gehört dies der Vergangenheit an. Sjouke de Bruin, Shiftleader bei Liquin: „Wirklich alles können wir in ein- und demselben System einsehen und wiederfinden, von den Anmeldezeiten bis hin zu den wichtigen Dokumenten.“

Lagerung und Umschlag von Flüssigchemikalien

Um Liquin kommt im Rotterdamer Hafen wohl niemand herum. Mit seinen 3 Terminal-Standorten Botlek, TTR und Chemiehaven besitzt dieses Unternehmen die größte Lagerkapazität für Flüssigchemikalien in der ARA-Range (Amsterdam - Rotterdam - Antwerpen). Diese Tanks werden von den Unternehmenskunden zur Lagerung von u.a. pflanzlichen Ölen, Biodiesel und Aromaten angemietet. Wie Director Operations, Gerben Bakker uns erklärt: „In unseren Tanks werden Rohstoffe gelagert, die beispielsweise zu Dämmstoffen, Farben, Kunststoffen und Arzneimittel weiterverarbeitet werden - lauter für die Gesellschaft sehr wichtige Produkte.“

Von diesen Tanks aus werden die Chemikalien dann für den Weitertransport nach ganz Europa in Tankwaggons, Lkw oder andere Transportmittel umgepumpt, oder durch eine Pipeline zu einem der Nachbarunternehmen, die daraus Endprodukte herstellen. „Und weil diese Endprodukte dann auch wieder bei uns gelagert werden, sind die Pipelines in beide Richtungen verlegt“, führt Gerben aus. „Außerdem unterstützen wir unsere Kunden beim „grünen Umbau“ ihrer Unternehmen. Nachhaltigkeit fängt oft mit kleinen Schritten an, darum können sie nachhaltige Substanzen auch in kleineren Mengen bei uns lagern.“

E-Mails, Anrufe und ein echter Papierkrieg

Jelle de Jong, Shiftleader Operations, erinnert sich nur noch allzu gut an die Abläufe vor der Einführung von UAB-Online. „Die Anmeldung der Schiffe war völlig unstrukturiert. Manchen meldeten sich über E-Mail an, andere telefonisch. Ob das alles reibungslos klappte, hing wirklich davon ab, wie gut die eigene Liste war. Die Folge waren nicht nur Informationsdefizite, sondern auch mangelnder Überblick für andere.“ Auch bei den (ausgefüllten) Dokumenten gab es Herausforderungen. Sjouke: „Früher hielten wir alle Informationen auf Papier fest und legten sie dann in Ordnern ab - ganze Schränke voll Ordner standen bei uns. Wenn man dann ein bestimmtes Formular wiederfinden musste, war das mit erheblichem Aufwand verbunden.“

Klare Struktur in einem einzigen System

Durch die Einführung von UAB-Online wurden diese aufwändigen Prozesse von Grund auf umgestellt. „Jetzt gibt es eine klare Struktur, die auch für alle einheitlich ist“, erklärt Sjouke. „Die Schiffe melden sich mit einer Vorlaufzeit von acht Stunden an, dann bearbeiten und beurteilen wir die Anfrage und planen das Schiff ein.“ Und seitdem auch der Dokumentstrom über UAB geregelt wird, läuft alles ,wie geschmiert‘. „Jetzt stehen alle Formulare, Checklisten und anderen wichtigen Dokumente in der Plattform.“ Das ist unsere digitale Datenbank. Der riesige Vorteil für uns: wirklich alles steht übersichtlich in einem einzigen System, von den Schiffsdaten bis hin zu den Ladeanweisungen.“

Erheblich Zeiteinsparung und bessere Kontrollen

Und das bringt eine ganze Reihe von Pluspunkten mit sich. Operator Robin Groeneveld meint dazu: „Jetzt kann ich die Dokumente schon im Voraus, also wenn ich gerade Zeit habe, ausfüllen und kontrollieren - das erleichtert die Kontrolle an der Anlegestelle ganz erheblich. Wofür ich früher schon mal eine oder anderthalb Stunden brauchte, erledige ich das jetzt in 10 Minuten, wenn‘s hoch kommt in einer Viertelstunde. Das geht wirklich um einiges schneller.” Sjouke ergänzt: „Früher baten wir die Schiffsführer zu uns in die Kontrollwarte. Dann mussten sie mit den Papieren durch das ganze Terminal laufen oder Rad fahren. Jetzt bleibt der Schiffsführer an Bord und kommen wir zu ihm. Eine erhebliche Zeitersparnis, sowohl für die Schiffsführer als auch für uns.“

Jelle: „Was aber keinesfalls auf Kosten der Sicherheit geht. Wir können sogar in kürzerer Zeit bessere Kontrollen leisten. Zuerst kontrolliert der Operator, ob alles ordentlich ausgefüllt ist, danach wird alles noch einmal von der Kontrollwarte überprüft. Durch diese doppelte Kontrolle wird das Fehlerrisiko wirklich auf ein Minimum reduziert.“ Gerben: „Darüber sind unsere Kunden wirklich sehr zufrieden, und natürlich auch über die Zeitersparnis.“

“It is easier to find and view everything from announcement time to documents because it is all in one place.”

Sjouke de Bruin, Shift Leader, Liquin

Benutzerfreundlich und zuverlässig

Auch das System selbst gefällt Liquin sehr gut. „Die Plattform ist sehr benutzerfreundlich, die Formulare sind übersichtlich und die Schritte sind ganz einfach“, fasst Jelle zusammen. „UAB-Online ist wirklich sehr zuverlässig. In all den Jahren hat es glaube ich so gut wie nie eine Störung gegeben. Und uns ist auch noch nie ein Dokument verloren gegangen,” fügt Gerben hinzu. 

Sjouke: „Und wenn wir dann doch mal eine Frage oder ein Problem haben, liegt die Antwort oft schon am nächsten Tag auf dem Tisch, oder zumindest ein Einschätzung, wann wir damit rechnen können. Dabei haben wir immer Kontakt mit jemandem von UAB selbst, weil nichts ausgelagert wird, auch nicht die Entwicklung.“

Wertvolle Feedback-Sitzungen

Über ihre Rolle als Anwender hinaus tragen Sjouke und Jelle auch selbst aktiv zur Weiterentwicklung von UAB-Online bei. „Seitdem UAB neben der Anmeldung auch eine Funktion für den Austausch und das Ausfüllen von Dokumenten hat, nehme ich an Gesprächen teil. So haben wir gemeinsam dafür gesorgt, dass die digitale ADN-Checkliste und der Be-/Entladevertrag reibungslos funktionierten“, erinnert Sjouke sich. 

„Normalerweise läuft das so ab: zuerst legen die Kolleginnen und Kollegen uns ihre Verbesserungsvorschläge oder Probleme mit UAB vor, für die Standorte Chemiehaven und TTR bei Jelle und für den Standort Botlek bei mir. Anschließend besprechen wir alle gesammelten Punkte mit UAB-Online. Übrigens geht die Initiative manchmal auch von UAB aus, dann legen sie uns einen Verbesserungsvorschlag vor und fragen uns, was wir davon halten. Sie haben wirklich ein offenes Ohr für alles, was für uns wichtig ist.“

Verbesserungen für alle Beteiligten

Beide sind sehr zufrieden mit dieser Arbeitsweise. Jelle: „UAB implementiert unsere Ideen ganz zeitnah. Und wenn etwas noch nicht geht, teilen sie uns mit, wann es soweit sein wird. Beispielsweise ist aus unseren gemeinsamen Sitzungen eine Planungsfunktion hervorgegangen. Die Schiffe bekommen jetzt schon bei der Voranmeldung eine Schätzung, wann sie eingeplant werden, so wissen sie genau, womit sie rechnen müssen. Das ist doch fantastisch, dass unsere Zusammenarbeit solche Innovationen ermöglicht.“

Diese Arbeitsweise ist wirklich typisch für Liquin. „Wir führen immer Review-Meetings mit unseren Kunden durch, in denen wir fragen, wie wir unseren Service verbessern können. Es gefällt uns wirklich gut, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das in derselben Weise mit unseren Wünschen umgeht,” erklärt Gerben weiter. „Und außerdem bildet UAB-Online ein wertvolles Bindeglied zwischen uns und unseren Kunden. Damit führt jede Erweiterung zu einem besseren Erlebnis für unsere Kunden und zu einer besseren Performance für uns. So bleiben wir Vorreiter in der Tanklagerung und UAB bei den Anmeldesystemen.“

Hans (CEO UAB-Online): „Erfreut über die wertvollen Anregungen”Online)

Auch Hans Bobeldijk, CEO von UAB-Online, weiß die Zusammenarbeit mit Liquin zu schätzen. „Sie geben sich nicht mit den traditionellen Prozessen zufrieden und schauen sich ständig um, wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. So haben wir erst vor Kurzem die digitalen „Notes of Readiness“ (NoR) eingeführt. Dabei war Liquin nicht nur am Entwicklungsprozess beteiligt, sondern hat auch enorm geholfen, andere Stakeholder wie z.B. Agenten und Inspektoren zu überzeugen. Außerdem haben sie einen wichtigen Beitrag zur reibungslosen Einführung bei allen Beteiligten geleistet.

„Sie sehen immer kleinere oder größere Verbesserungsmöglichkeiten. Da merkt man ganz klar, dass sie ein Vorreiter in Sicherheit und Qualität bleiben wollen. Geht es beispielsweise um Berechnungen und Validierungen, überlassen sie wirklich nichts dem Zufall, um Fehler zu vermeiden. Und diese Vorschläge führen wir dann durch. Mit allen diesen wertvollen Vorschlägen und Anregungen sind wir wirklich sehr zufrieden!“