Sjouke de Bruin, shiftleader bij Liquin

“In UAB komt alles samen, wat veel tijd bespaart”

Liquin miste structuur bij het aanmelden van schepen, waardoor er onvoldoende inzicht en overzicht was. Dit gold ook voor formulieren en checklists, die voorheen op papier in mappen terecht kwamen. Sinds het aanmelden, invullen en opslaan in UAB-Online gebeurt, is dit verleden tijd. Sjouke de Bruin, shiftleader bij Liquin: “Alles is nu makkelijk te zien en terug te vinden in hetzelfde systeem, van aanmeldtijden tot belangrijke documenten.”

Op- en overslag van vloeibare chemicaliën

In de haven van Rotterdam kan je niet om Liquin heen. Met 3 tankterminals hebben ze de grootste opslag voor vloeibare chemicaliën in de regio Amsterdam - Rotterdam - Antwerpen (ARA). Hun klanten huren tanks, waarin ze onder andere minerale en plantaardige oliën, biodiesel en aromaten opslaan. Gerben Bakker, director operations: “Bij ons liggen grondstoffen opgeslagen voor bijvoorbeeld isolatiemateriaal, verf, kunststoffen en medicatie. Allemaal stoffen met een belangrijke functie voor de maatschappij.”

Vanuit de tanks gaan de chemicaliën in tankwagons, vrachtwagens of andere vervoermiddelen, om ze verder Europa in te transporteren. Of ze gaan in een pijpleiding richting een buurtbedrijf dat er producten van maakt. “De pijpleidingen gaan heen en terug, dus we slaan die gemaakte producten ook weer op,” legt Gerben uit. “Verder ondersteunen we klanten in hun groene transitie. Duurzaamheid begint vaak met kleine stappen, dus ze kunnen duurzame stoffen ook in kleinere hoeveelheden bij ons opslaan.”

Mailen, bellen en een hoop papieren

Jelle de Jong, shiftleader operations, weet nog goed hoe het ging voordat UAB-Online er was. “Er zat weinig structuur in de manier waarop schepen zich aanmeldden. De ene mailde, de andere belde. Hoe soepel dat proces verliep, hing af van de kwaliteit van je eigen lijstje. Hierdoor was er weinig inzicht en een gebrek aan overzicht voor anderen.” Ook bij de (ingevulde) documenten waren er uitdagingen. Sjouke: “Voorheen printten we alles en sloegen we het op in mappen. We hadden dus kasten vol met papieren. Daardoor was het een heel karwei om een bepaald formulier terug te vinden.”

Duidelijke structuur in één systeem

Toen UAB-Online eenmaal in beeld kwam, veranderden die processen compleet. “Nu is er een duidelijke structuur die voor iedereen hetzelfde is,” legt Sjouke uit. “Schepen melden zich 8 uur van tevoren aan, dan behandelen en beoordelen we de aanvraag en daarna nemen we het schip op in onze planning.” Vanaf het moment dat ook de documentatie via UAB ging, verliep het nog efficiënter. “Alle formulieren, checklists en andere belangrijke documenten staan nu op het platform. Het is onze digitale database. Het grote voordeel? Alles staat bij elkaar in één systeem, van scheepsgegevens tot laadinstructies.”

Flinke tijdsbesparing en betere controles

En dat brengt heel wat pluspunten met zich mee. Robin Groeneveld, lader en losser: “Ik kan nu van tevoren documenten invullen en controleren, op een moment waarop het mij uitkomt. Dat maakt de controle aan de steiger heel makkelijk. Waar ik eerst een uur tot 1,5 uur bezig was, is dat nu 10 minuten tot een kwartiertje. Het gaat dus veel sneller.” Sjouke vult aan: “Voorheen riepen we schippers naar de controlekamer. Dan liepen of fietsten ze de hele terminal af met hun papieren. Nu blijft de schipper aan boord en gaan we naar hem of haar toe. Het is dus zowel voor ons als voor de schipper een flinke tijdswinst.”

Jelle: “En dat allemaal zonder op veiligheid in te leveren. Sterker nog: we doen betere controles in minder tijd. Eerst controleert de operator of alles goed is ingevuld en daarna loopt de controlekamer alles nog een keer na. Een dubbele controle dus, om de kans op fouten zo klein mogelijk te maken.” Gerben: “Dat en de snellere afhandeling zorgen voor een betere ervaring voor onze klanten.”

“It is easier to find and view everything from announcement time to documents because it is all in one place.”

Sjouke de Bruin, Shift Leader, Liquin

Gebruiksvriendelijk en betrouwbaar

Ook het systeem zelf bevalt Liquin goed. “Het platform is gebruiksvriendelijk, de formulieren zijn overzichtelijk en de stappen zijn eenvoudig,” somt Jelle op. “UAB-Online is erg betrouwbaar. In al die jaren dat we het gebruiken, is er maar een enkele keer een storing geweest. We zijn nog nooit een document kwijtgeraakt,” voegt Gerben toe. 

Sjouke: “En als er iets aan de hand is of je hebt een vraag, dan krijg je vaak de volgende dag al antwoord. Of in ieder geval een inschatting wanneer diegene erop terugkomt. Je hebt gewoon contact met iemand van UAB zelf, want ze besteden niets uit, ook hun development niet.”

Waardevolle feedbacksessies

Sjouke en Jelle zijn niet alleen gebruikers, maar dragen ook actief bij aan de verdere ontwikkeling van UAB-Online. “Sinds UAB naast aanmelden ook een functie heeft voor documenten uitwisselen en invullen, ben ik betrokken bij gesprekken. Zo zorgden we met elkaar dat de digitale ADN-checklist en laadlosovereenkomst goed werkten,” vertelt Sjouke. 

“Het werkt zo: ideeën voor verbeteringen of issues met UAB leggen terminals eerst bij ons neer. Terminals in de chemiehaven en GTR doen dat bij Jelle en die in de Botlek bij mij. Vervolgens bespreken wij al die input met UAB-Online. Het werkt ook andersom. Dan legt UAB een verbetersuggestie bij ons neer en vragen ze feedback. Ze luisteren heel goed naar wat we belangrijk vinden.”

Verbeteringen voor alle partijen

Ze zijn beide erg tevreden met deze werkwijze. Jelle: “UAB implementeert onze ideeën best snel. En als iets nog niet kan, geven ze aan wanneer het wel een optie is. Dankzij onze gezamenlijke sessies is er nu bijvoorbeeld een planningsfunctie. Daardoor krijgen schepen al bij de vooraanmelding een inschatting van de planning, zodat ze meteen weten waar ze aan toe zijn. Heel mooi dat we samen aan dit soort innovaties werken.”

Dat past helemaal bij Liquin. “Wij doen altijd reviewmeetings met klanten, waarin we vragen hoe we onze service kunnen verbeteren. Het is erg fijn om met een bedrijf samen te werken dat op dezelfde manier met onze wensen omgaat,” legt Gerben uit. “Daarnaast vormt UAB-Online de schakel tussen ons en onze klanten. Dus elke toevoeging zorgt voor een betere ervaring voor onze klanten en een performance-verbetering voor ons. Zo worden wij koploper in tankopslag en UAB in aanmeldsystemen.”

Hans (CEO UAB-Online): “Blij met waardevolle input”

Ook Hans Bobeldijk, CEO van UAB-Online, waardeert de samenwerking met Liquin. “Ze nemen geen genoegen met traditionele processen en kijken altijd hoe het beter kan. Zo hebben we pas geleden de digitale Notes of Readiness (NoR) gelanceerd. Hierbij dacht Liquin niet alleen goed mee, maar hebben ze ook enorm geholpen om andere stakeholders te overtuigen, zoals agenten en surveyors. Ook droegen ze bij aan een soepele introductie bij alle partijen.”

“Ze zien altijd verbeterpunten, van klein tot groot. Hieraan zie je dat ze graag voorop lopen in veiligheid en kwaliteit. Als het bijvoorbeeld gaat om berekeningen en validaties, willen ze alles dichttimmeren om fouten te voorkomen. Die voorstellen voeren wij vervolgens door. We zijn heel blij met alle waardevolle input!”