Kevin van Hees, operations manager bij Vesta Terminals

“Dit is de beste optimalisatie in 10 jaar”

Bij Vesta Terminals slopen er regelmatig fouten bij de aanmelding van schepen, vanwege niet of slecht genoteerde aanmeldposities en onduidelijkheid over scheepsladingen. Door het gebruik van UAB-Online is dit allemaal opgelost. Kevin van Hees, operations manager bij Vesta Terminals Antwerpen: “Onze klantprocessen lopen nu veiliger, efficiënter en sneller, waardoor we onze klanten een betere service bieden.”

Hotel voor oliën met klant als koning

Wil je petroleumproducten opslaan, dan zit je goed bij Vesta Terminals. Met maar liefst 935.000 kuub opslagruimte in de haven van Antwerpen en kleinere vestigingen in Vlissingen en Tallinn is het er altijd druk. “Met 1800 binnenvaart- en 300 zeeschepen per jaar zijn we in Antwerpen 24/7 schepen aan het verladen”, vertelt Kevin. “Ik noem ons bedrijf ook wel een hotel voor producten. Denk aan benzines, middle distillates, Jet A1 en fame-, bio- SAF- en stookolie. Onze klanten slaan hun producten hier veilig en kwalitatief op.”

Naast de opslagcapaciteit focust Vesta Terminals zich vooral op de dienstverlening naar hun klanten. “Ons doel is dan ook om veiligheid en efficiëntie altijd voorop te zetten met de klant in het middelpunt. We zien onze klanten een beetje als familie.”

Alles op papier bijhouden

In het kader van die aanpak viel het op dat het aanmeldproces van schepen niet altijd vlekkeloos verliep. Kevin: “Voorheen belden schippers ons op en dan schreven we hun aankomsttijd en andere gegevens op papier. Onder het mom van digitalisering hielden we het later in een Excel-sheet bij. Maar beide leverden dezelfde problemen op.”

“Als je elkaar verkeerd begreep of iets vergat te noteren, klopte de aanmeldpositie van een schip niet. Met alle conflicten en gevolgen van dien. Of de lading van een schip was anders dan gedacht, waardoor het aan de verkeerde kade lag en niet kon lossen. Het handmatige systeem had dus een gebrek aan inzicht en controle.”

Precies wat nodig was

Toen Kevin voor het eerst over UAB-Online hoorde, waren zijn oren dan ook meteen gespitst. “Het was tijdens een overleg van de Belgische VOW, waarin terminals en de binnenvaart elk kwartaal problemen en nieuwe ontwikkelingen met elkaar bespreken”, legt hij uit. “Een aantal partijen hadden een trial gedaan en waren heel enthousiast. Toen besloten wij ook een demo aan te vragen bij Bas en Hans.”

Er ging een wereld voor Kevin open zodra hij kennismaakte met UAB-Online. “Het platform paste 100% bij wat we nodig hadden. Daarmee laat UAB zien dat ze perfect begrijpen hoe terminals werken. Dit is zonder twijfel de beste optimalisatie in 10 jaar in onze branche. Het is geen enkele andere partij gelukt om met zo’n systeem te komen”, vertelt hij enthousiast.

Soepele implementatie

Hij besloot dan ook om UAB-Online direct te implementeren. Kevin: “Binnen 2 weken was alles rond en onze medewerkers omarmden het volledig. Dat ging heel soepel en zonder opstartproblemen. Maar ik was bang dat onze klanten terughoudend zouden zijn en alsnog de telefoon zouden pakken.” Die zorgen bleken onterecht. “Schippers vonden het prima om een inlog aan te maken en gingen het snel gebruiken. UAB werkt zo makkelijk en transparant dat er geen issues waren. Iedereen was er blij mee en verzuchtte dat we zo’n platform al veel eerder nodig hadden.”

“Our client processes are now safer, more efficient and faster, which means we can offer our clients a better service.”
Kevin van Hees, Operations Manager, Vesta Terminals.

 

Vooraf alles afstemmen

Wat maakt UAB-Online dan zo ideaal? “De grootste meerwaarde is het voortraject. Voordat een schip bij ons aanmeert, hebben we alle gegevens al en zijn er afspraken gemaakt. Daardoor is voor alle partijen van tevoren duidelijk wat we van elkaar verwachten en wie wat wanneer doet. Want we zien allemaal dezelfde informatie in UAB-Online. Dat voorkomt niet alleen conflicten, maar zorgt ook dat we bij het aanmeren direct kunnen overgaan op de safety checklist. Dit zorgt voor een veiliger proces en scheelt veel tijd aan de kade”, legt Kevin uit.

Planningsmodule toegevoegd

Vesta Terminals gebruikt dan ook vrijwel alle functies voor zowel de binnenvaart als zeevaart, van aanmelden tot checklists als ADN en ISGOTT. Kort geleden is daar ook een planningsmodule bij gekomen. Kevin: “De enige reden dat schippers ons nog belden, was om te vragen wanneer ze aan de beurt waren. Dus toen UAB ons proactief vroeg wat we nog misten op het platform, noemden we de planning. Daar gingen ze al snel mee aan de slag.”

Niet lang daarna raadde UAB-Online hun planningspartner aan Vesta aan. “Ze zeiden: we denken dat deze module heel goed past bij wat jullie willen. We kenden deze partij al langer en waren blij verrast dat zij ook een samenwerking hadden met UAB-Online. Daarom zijn we een partnership met ze aangegaan. Naar volle tevredenheid! Na de integratie ervan in UAB vormt het platform voor ons een complete driehoeksverhouding met de aanmeldprocedure, controle en planning. Schepen zien nu bij hun aanmelding direct wanneer ze ingepland staan om aan te meren. Heel praktisch”, vertelt Kevin.

Continu optimaliseren

En dat is precies wat Kevin zo bijzonder vindt aan UAB-Online. “Hun kennis dekt onze noden goed af. Ze kennen onze wereld heel goed, omdat ze vaak in gesprek gaan met hun klanten en partners. Daardoor hoeven we niet uit te leggen hoe onze processen werken. Als ze nieuwe functies doorvoeren of een aanrader hebben, dan zijn die altijd spot-on. Ze komen zelfs met verbeteringen die we zelf nog niet zagen, zoals de planningspartner. Onze eigen systemen worden daar ook weer beter van. Zo zijn we allebei continu aan het optimaliseren.”

Veiliger, sneller en efficiënter

Kevin raadt UAB-Online dan ook aan alle terminals aan. “Vooral vanwege de verhoogde veiligheid, want daarin mag je nooit met elkaar concurreren. En natuurlijk omdat klantprocessen veel sneller en efficiënter verlopen dankzij de heldere communicatie en alle informatie op 1 plek. Wij kunnen inmiddels echt niet meer zonder UAB-Online. Het is alsof je al jaren naar je werk loopt en dan ontdek je de fiets. En je vraagt je af waarom je die niet eerder had. UAB heeft met hun platform echt een gat gevuld!”