Van aanmeldplatform naar instituut

Problemen bij aanmelding schepen

In 2008 ontstond er een werkgroep met bevrachters en terminals in de binnenvaart. Zij zagen allerlei problemen bij de aanmelding van schepen. Bas: “De ene terminal wilde dat schepen dit 8 uur van tevoren aangaven, de andere 1 uur. En waar de een dit via de marifoon deed, ging het bij de ander via de telefoon. Daardoor wisten schepen nooit precies wat welke terminal van hen verwachtte. De uiteindelijke oprichters van UAB-Online zagen dit en dachten: ‘dat moet beter kunnen’.” Ze gingen dan ook op zoek naar een manier om het aanmelden uniform te maken.

En dat was niet het enige wat er speelde. “Daarnaast ging het bij de aanmeldtijd vaak fout”, vult Hans aan. “Er geldt: de terminal roept het schip dat zich als eerste aanmeldt als eerste naar de kade. De aanmeldtijd is dus erg belangrijk. Die tijden zetten terminals niet altijd even goed op papier, waardoor het bijvoorbeeld bij shiftwissels regelmatig misging. Met alle gevolgen die daarbij horen.” Denk bijvoorbeeld aan opnieuw achteraan in de rij belanden, waardoor schepen heel wat uren aan wachtgeld misliepen. Dat motiveerde de oprichters om de aanmeldtijd objectief te maken. Hieruit ontstond in 2010 UAB-Online in pilotvorm.

Eerlijker, efficiënter en sneller aanmelden

De originele oprichters wilden dus een manier vinden die het aanmelden uniform en de aanmeldtijd objectief maakte. Bas: “Na flink wat brainstorms met betrokkenen uit de sector en hard werken ontstond het aanmeldplatform UAB-Online, oftewel Uniforme Aanmelding Binnenvaart Online. Zowel de aanmelding als aanmeldtijd verplaatste hiermee van papier en losse mails naar een digitaal platform.”

Dat zorgde niet alleen voor dezelfde manier van aanmelden bij meerdere terminals, maar maakte het proces ook eerlijker en sneller. Zo wordt de aanmeldtijd via UAB-Online onafhankelijk vastgesteld. Daardoor is de hoogte van het wachtgeld en het recht op andere vergoedingen duidelijk voor zowel schepen als terminals.

Elkaar gevonden in de cloud

Ondertussen ontmoetten Bas, Hans en Marijn elkaar in 2014 via IntertransIS, het maritieme cloudbedrijf van Bas. “Dit bedrijf verstrekt informatie rondom logistieke planningen van schepen in onder andere de havens van Antwerpen, Rotterdam en Amsterdam. Hans ontwikkelde in die tijd samen met compagnon Marijn Woud applicaties met zijn softwarebedrijf. Daardoor kwamen we met elkaar in contact. Het softwarebedrijf van Hans en Marijn heeft toen voor IntertransIS een koppeling gemaakt voor havenbedrijven”, vertelt Bas. 

Waar Bas al jarenlange ervaring in de maritieme sector had, werd de interesse hierin van Hans op dat moment geboren. Hans: “Bij mijn softwarebedrijf deden we altijd een beetje hetzelfde. Dat begon ik zat te worden. Daarom was ik blij met de gevarieerde opdrachten van IntertransIS. En ik vond de scheepvaart heel boeiend.”

Overname van UAB-Online

Vervolgens kwam in 2017 de kans voorbij om UAB-Online over te nemen. “Ik was gepassioneerd over de maritieme sector, dus ik wilde daar graag verder in integreren. En UAB-Online had mooie grote klanten. Bas en onze zakenpartner Marijn waren net zo enthousiast als ik, waarna we UAB-Online in 2018 gedeeltelijk en in 2020 volledig overnamen", legt Hans uit.

Volop kansen

Beide hadden zo hun eigen drijfveren om dit avontuur aan te gaan. Bas: “Ik had al veel gedaan in de maritieme sector, maar nog niet eerder in de binnenvaart. Daardoor zag ik niet alleen mooie zakelijke kansen, maar ook een leuke uitdaging. Het leek me interessant om erachter te komen hoe de binnenvaart werkt.”

Ook Hans spotte volop kansen. “Ik zag dat in deze markt veel verbetering mogelijk was. Vanwege de standaardisatie en digitalisatie was ik heel enthousiast over het platform. Het is dan ook mijn roeping geworden om alle verbeteringen van de markt in UAB-Online thuis te laten horen.”

Voortaan aanmelden én afhandelen

Na de overname gingen Hans, Bas en Marijn direct aan de slag. “Uit gesprekken met klanten bleek dat ze graag wilden dat wettelijke checklists digitaal zouden worden. Die vulden ze op dat moment nog in via papieren doorschrijfformulieren, wat erg omslachtig was. Net als de uitwisseling van documenten, die via losse mails buiten UAB-Online om verliep. Daarom hebben we de checklists toegevoegd aan ons platform en een module voor documentenuitwisseling ontwikkeld. Op die manier transformeerden we UAB-Online van een aanmeldplatform naar een communicatieplatform”, legt Hans uit.

Gebruiksvriendelijker voor schippers

Naast gesprekken met terminals klopten ze ook aan bij schippers. Bas: “De schippers betalen dan wel niet voor UAB-Online, maar zijn wel de gebruikers. Dankzij hen kwamen we erachter dat de invulformulieren niet optimaal waren. Bij een klein foutje moesten ze alles opnieuw invullen. Wij hebben ervoor gezorgd dat ze alleen de verkeerd ingevulde velden opnieuw moeten doen en het systeem de rest automatisch kopieert. Dat scheelt tijd en is een stuk gebruiksvriendelijker.”

En het had ook een ander fijn gevolg. “Dit soort aanpassingen maken schippers steeds positiever over UAB-Online. Door hun enthousiasme worden ze ambassadeurs en raden ze ons aan bij andere terminals. Zo hebben we er mooie nieuwe klanten bij gekregen.”

Uitbreiding naar zeevaart

Onder leiding van Hans, Bas en Marijn bleef de uitbreiding niet alleen bij nieuwe terminals, maar kwam ook de zeevaart erbij. “Hiervoor hadden we de medewerking van scheepsagenten nodig. Zij vormen namelijk een derde partij die alles regelt voor zeeschepen in een lokale haven”, legt Hans uit. “Met de komst van nieuwe wetgeving in 2020 wilden ze UAB-Online testen. Toen werd het namelijk verplicht om vooraf allerlei documenten tussen schepen en terminals uit te wisselen. Scheepsagenten dreigden hierdoor enorm veel tijd kwijt te zijn aan administratie en e-mails doorsturen.”

Scheepsagenten enthousiast

Na een pilot waren scheepsagenten zo positief dat ze UAB-Online allemaal wilden gebruiken. Hans: “Ze vinden het fijn dat ze een standaard manier van werken hebben voor alles tegelijk. Bovendien besparen ze veel tijd.” En ook hier zette het enthousiasme zich om in ambassadeurschap. “Waar ze eerst niet gewend waren om te werken met een platform, vragen ze nu actief aan terminals om ook over te stappen op UAB-Online. Dat is mooi om te zien.”

Instituut geworden

Al die stappen en ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat UAB-Online niet meer weg te denken is bij natte bulk-operaties in de binnenvaart- en zeevaartwereld. “We worden nu echt als belangrijke partij gezien”, vertelt Bas. “Zo raadde een hoogleraar Trade & Logistics van de Erasmus Universiteit in Rotterdam ons aan in zijn rapport voor de topsector logistiek. Ook mogen we bij mooie bedrijven als Covestro presentaties geven, vragen grote partijen ons aan te sluiten bij werkgroepen en benoemen de klanten van onze klanten ons als de industriestandaard. We zijn een instituut geworden binnen de sector.”

Optimaliseren en verduurzamen

Toch hebben ze nog genoeg ambities voor de toekomst. Bas: “We willen de sector verder optimaliseren en verduurzamen. Nu al is de wachttijd voor schepen bij terminals met 60 tot 90 minuten verkort dankzij UAB-Online, wat veel uitstoot scheelt. Dat soort logistieke processen willen we nog duurzamer maken.” Eigenlijk is het platform nooit af. “Elke keer is er nieuwe informatie, komen er nieuwe wetten en zijn er ontwikkelingen. Daarmee is UAB-Online een levend product dat steeds verder verbetert en meegaat met de markt”, voegt Hans toe.