Pre-arrival instructie video’s

Stap voor stap uitleg

Om het proces te verduidelijken hebben we hieronder per processtap een uitleg en video toegevoegd. Klik op de stap om de instructies te lezen/bekijken.

Daarnaast hebben we een speciale FAQ pagina opgezet waarin we de oplossingen delen voor mogelijke problemen waar men tegenaan kan lopen bij het gebruik van de pre-arrival module. We adviseren de de FAQ door te nemen als onderdeel van de training.

Instructievideo's per processtap

Overzicht van het globale proces

Om te starten is het handig om duidelijk te hebben hoe het proces er in grote lijnen uitziet. Bekijk de video en de daarbij horende powerpoint.

Stap 1. (terminal) – pre-arrival informatie opgeven en agent selecteren

In onderstaande video laten we zien hoe de terminal het pre-arrival proces start, door de volgende stappen te doorlopen:

  1. Het pre-arrival proces te starten
  2. Reis specifieke pre-arrival details op te geven
  3. Het schip te koppelen
  4. De agent te selecteren
Stap 2. (agent) – Schip uitnodigen

Wanneer het verzoek tot het digitaal uitwisselen van pre-arrival informatie doorgestuurd moet worden naar het schip dan zijn daarvoor twee mogelijkheden:

  • Het schip is nog niet bekend in UAB-Online
  • Het schip is wel bekend in UAB-Online

Wanneer het schip onbekend is in UAB-Online

In onderstaande video laten we zien hoe de agent het verzoek tot het digitaal uitwisselen van pre-arrival informatie kan doorsturen naar het schip, wanneer het schip nog niet bekend is in UAB-Online.

  1. Agent krijgt verzoek op schip te koppelen
    • Per e-mail en in het online overzicht.
  2. Agent vult het e-mailadres in en forward de uitnodiging naar het schip.

Wanneer het schip reeds bekend is in UAB-Online

  1. Het schip wordt automatisch gekoppeld en wordt geïnformeerd per e-mail.
  2. Agent ontvangt een melding dat de agent gekoppeld is aan het pre-arrival dossier.
    • Per e-mail en in het online overzicht.
  3. Agent hoeft geen verder acties te ondernemen.
Stap 3. (schip) – Pre-arrival informatie invullen

In onderstaande video laten we het volgende zien:

  1. Schip krijgt het verzoek van de agent doorgestuurd om pre-arrival informatie te bekijken en in te vullen
  2. Schip verstuurt zijn aanvullende pre-arrival informatie naar de terminal
Stap 4. (terminal) – Overzicht, online dossier en bestanden uitwisselen

In onderstaande video komen onderstaande zaken aan bod:

  1. Nadat het schip klaar is met het invullen van de pre-arrival informatie, wijzigt de status van het dossier naar ‘actie nodig van de terminal’
  2. Door te klikken op de regel in het overzicht opent het online dossier. Vanuit het online dossier kun je:
    • Pre-arrival documenten en informatie bekijken
    • Bestanden uitwisselen (en eventueel digitaal ondertekenen)
    • Operationele documenten genereren (SSSCL, operational arrangement, repetitive checks)
Stap 5. (terminal) – Ship Shore Safety Checklist (SSSCL)

Vanuit het online dossier kan de Ship Shore Safety Checklist gegenereerd worden. De standaard waardes van de terminal en de gegevens uit het pre-arrival formulier worden automatisch ingevuld.

De SSSCL kan:

  • Digitaal in de CCK worden voorbereid (save as draft)

Print versie:
Wanneer je geen tablet hebt, zou het document uitgeprint kunnen worden en als analoge versie gebruikt kunnen worden.

Digitale versie:

  • Part 3 en 4 kunnen op de tablet worden ingevoerd. Wanneer je niet direct verder gaat met Part 5, 6, en 7 kan deze tussentijds worden opgeslagen (save as draft).
  • Na het invullen van part 5, 6 en 7 kan het document afgerond en ondertekend worden.
  • Na het afronden staat het document in het dossier en wordt deze per e-mail met schip en terminal gedeeld.
  • Zowel de digitale versie als de print versie bevatten de repetitive checks zodat deze, indien gewenst, ook op papier kunnen worden uitgevoerd.

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe de de SSSCL gestart en afgerond kan worden.

Stap 5. (terminal) – Operational arrangement

Vanuit het online dossier kan tevens de operational arrangement gestart worden.

Er zijn twee type operational arrangements:

  • Afspraken vastleggen op productniveau
    • Voorbeeld (klik om te vergroten):
  • Afspraken vastleggen op regels binnen een product
    • Voorbeeld (klik om te vergroten):

Hieronder volgt de video instructie per type. Let op dat de juiste video wordt gekozen, anders kan het verwarrend zijn.

  • Afspraken vastleggen op productniveau
  • Afspraken vastleggen op regels binnen een product
Wat als?

Bekijk de FAQ pagina om antwoord te krijgen op vragen als:

  • Het schip ontvangt de e-mail niet
  • Het schip kan de pagina niet bezoeken
  • De agent staat niet in het keuzelijstje
  • De agent kan het schip niet koppelen
  • etc.